原标题：信息化背景下机关事业单位档案管理规范化研究
信息化时代对机关事业单位档案管理具有十分重大的意义，为档案管理提供便利和新思路的同时，也带来了安全、人物匹配等新的问题，通过完善档案管理制度、流程化优化人员素养匹配度、引入智能机科技等举措规范机关事业单位档案管理，提升利用率成为机关事业单位档案管理效用提升的重要途径。
关键词：信息化 档案 管理 规范
问题的提出
档案管理是机关事业单位中一项重要工作，对机关单位工作查询、资料固定等具有关键意义，而其本身不仅具有一定的技术性、安全性等职业素养，同时对档案保管环境、设备等有一定的要求，因此档案管理的质量水平直接影响到单位服务的能力和水平，特别是在信息化背景下，对档案的保存、利用带来巨大“数据”便利的同时，也带来诸如“病毒侵入”“查阅不方便”“保密不到位”等问题，而一般情况下，单位包括领导对档案的日常管理缺乏足够的重视，机关事业单位档案管理的强化越来越需要重视。
目前机关事业单位
档案管理不足的原因分析
信息化服务不到位。在信息化背景下机关事业单位档案管理虽然都已经开展电子化运作，但实际中，仅仅停留在装几个系统，配合文件密钥传输虽然能对安全性起到一定的作用，但是档案的作用应当是服务，而安全性的举措阻碍了档案信息的获取容易度，造成实践中很多信息化档案材料被“固定”在系统和硬盘里。
制度管理不健全。如前文所述，档案管理在机关事业单位中由于缺乏一定的认识，相应的制度在设计和使用中往往粗放，档案管理工作职能缺乏合理安排，管理流程以及管理标准不明确，导致管理人员工作效率低下，甚至存在一定的管理风险。
场所设备不足。目前机关事业单位都能设立专门的场所对档案进行保管，但是设备、场所的标准和要求却不高，特别是缺少信息化管理设施，场所部分存在与机房、储物职能混用，不仅限制档案管理工作效率，也存在一定的安全隐患。
人员素养有待提升。机关事业单位对档案的管理往往设置专人进行负责，但是笔者认为实践中档案的管理、保存至少需要2人以上，特别是涉及到秘密级档案管理不仅需要专业人员管理，而且需要配合制度流程、人员分工等进行保障，而实际中，由于缺乏必要的重视，档案管理工作存在随意、散漫，而专业水平不足，也使得保密级特殊档案缺乏有效管理。
强化机关事业单位
档案管理的对策
制度化进一步规范。行政机关档案管理人员必须紧紧按照《档案法》的相关规定对档案进行管理，不断建立健全档案管理标准，建立并健全档案管理制度，如在专人负责的基础上，细化人员分工，严格设置档案场所，禁止机关档案管理工作人员混用场所，胡乱堆放档案；建立档案管理分类整理，按照权限设置档案查询、内部使用、外部信息公开等内容，确保档案分类保存机制，服务行政机关工作；进一步建立档案管理监督机制，以档案管理流程为条线，档案分类管理为依托，按照对具有有保密价值，安全需求的档案进行重点管控，对一般性档案进行专人分工管理的方式强化监管。
人员素养匹配化提升。根据《档案法》及行政机关档案管理的要求，进一步细化人员素养要求，如对人员计算机水平、档案制作和保存要求、保密要求等进行分门别类划分，通过培训、考核等方式配备性强化档案管理人员的素养提升；另一方面开展流程化管理，根据档案制作、保存、利用为主线，对档案管理进行职能力度强化，确保档案管理人员在熟悉档案工作及流程的基础上，对档案管理人员进行流程化训练，整体提升档案管理人员对档案管理及利用的能力和水平，同时利用档案管理考核奖惩机制，对能力进一步固定，形成常效机制。
配套设备利用率强化。如前文所述，在当前信息化大数据背景下，档案的信息化水平直接影响机关事业单位档案利用水平，而档案信息化最大的阻碍是配套设备的利用率，实践中一些机关档案管理人员仍存在设备利用不足，档案管理人员无法满足日常的工作需要， 设备利用率低影响了档案工作的开展，因此，笔者认为，可以探索建立计算机、互联网等设备与实际操作同步利用模式，以远程一对一辅助和步骤网络在线指导为基础进行档案设备使用的同步操作；其次是要加强设备系统升级维护，特别是检索软件更新、硬件维护等，需要由行政单位及上级档案主管机关统一设定系统模式，选定合作单位，确保系统、软件等设备充分利用。
信息化服务提升。信息化是机关事业单位档案管理的核心，一方面要加快进行现代档案管理建设，在档案管理系统、管理场所、设备等实现信息技术化，如档案收存计算机自动化、档案利用智能化等；另一方面需要强化电子档案利用，契合无纸化办公趋势，借助大数据技术基础，逐步建立机关单位档案资源共享机制 ，通过档案分类、设置角色权限、安全审查等程序实现档案查询、使用等信息化服务，并且可以利用云数据强化的储存、运行能力最大化实现档案的效用。
结语
机关事业单位档案管理虽然涉及到人员、设备、制度等许多方面，但是作为单位管理的一部分，与效能、党建等实际上并非完全割裂，特别是在信息化背景下，档案资源的优化共享，可有效提高档案数据与机关事业单位工作的联动，从而对单位工作的提质增效具有重要的价值。
扬中市司法局 高海鸣
